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Gestión Documental

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Gestión Documental

Fecha alta: March 06, 2009 03:47:14 PM
Author: Profimatica
Categoría: Informática y Ordenadores: Gestion Documental
La gestión documental comprende el conjunto de hardware, software y medios necesarios para automatizar, y administrar el tratamiento electrónico de todo tipo de documentos en una organización o empresa.

Ventajas de la Gestión Documental



Las principales ventajas que aporta un sistema de gestión documental en una empresa u organización son los ahooros que genera a diferentes niveles como son, el ahorro físico en espacio para archivos tradicionales en papel, ahorro en infraestructura y personal dedicado a las tareas de gestión de archivos y el consiguiente ahorro en tiempo, así como la mejora de procesos en la empresa.

Una de las ventajas principales de la gestion documental es la disponibilidad de los datos, que permite realizar búsquedas por diferentes conceptos, campos o criterios facilitando la localización rápida de cualquier documento independientemente del puesto de trabajo desde el que se realiza la consulta, o las amplias posibilidades de clasificación automática de documentos.

Los procesos internos de una empresa u organización pueden mejorar u optimizarse con las amplias posibilidades de control de gestión en circuitos de aprobación de documentos y work-flow, facilitando todos aquellos procedimientos internos en que un mismo documento debe pasar por diferentes personas o departamentos  que interactúan de una forma u otra, ya sea en visados, aprobaciones o acciones a realizar sobre el mismo.

Otro de los aspectos más importantes que los sistemas de gestión documental puede aportar es el control del acceso a los documentos y por tanto la seguridad de la documentación, posibilitando sistemas de acceso a la misma dependiendo de diferentes criterios como niveles de usuario, roles, departamentos, visualización etc... facilitando la implementación de políticas de protección de datos orientadas al cumplimiento de la LOPD.

Como resumen de la principales ventajas de la gestión documental podemos destacar:



  • Ahorro de Gastos
  • Disponibilidad de los datos y documentos
  • Control de gestión
  • Mejora en la los procesos
  • Seguridad de los documentos
En el mercado existen muchas soluciones y combinaciones de hardware y software adaptadas a las necesidades concretas de automatización de gestión documental en sus diferentes facetas como pueden ser:

  • Control de los procesos de generación de documentos sobre papel, e impresión
  • Sistemas orientados a la oficialización de documentos y firma digital
  • Sistemas de gestión avanzada de documentos

Entre las aplicaciones más frecuentes y orientadas a curbrir estos tres tipos de necesidades podemos encontrar:

  • Pcounter
  • PageScope
  • DIFS
  • DocuWare
  • DigitalDocu
  • i-Option
  • Open Bee
  • PageScope Workware
Artículo creado por: Profimatica

Sobre Profimatica



Profimatica es una empresa especializada en soluciones ofimáticas con más de 20 años de experiencioa en el sector, cuentas con cera de 30 profesionales y una amplia infraestructura, siendo distribuidor de fabricantes líderes en el sector como Sharp, Konica Minolta, Brother, OKI, OFIPACk y otros.
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